Dagboeken fungeren als invoerscherm voor de boekhouding. Er zijn verschillende soorten dagboeken, allen met hun eigen specifieke gedrag.  Bijzondere dagboek-types kunnen aanvullende functionaliteit bevatten, zo kunt u b.v. binnen een bankboek de afschriftregels importeren uit een MT940 bestand of via een koppeling met een psd2-provider.

Zie hieronder voor een overzicht van de dagboek-specifieke hulpmiddelen:

Inkoopboek:
- import vanuit email (pop3 / imap)
- Import vanuit mobiele bonnetjes app
- Import vanuit e-Verbinding (peppol)
- import vanuit UBL
- import vanuit een afschrifbestand ( MT940 en CAMT.053 )

Verkoopboek
- import vanuit UBL (ook drag-and-drop)

Memoriaal
- Genereer beginbalans op basis van vorig boekjaar

• Boekingen ontstaan vanuit een import (b.v. de bankkoppeling) worden in eerste instantie vet afgedrukt en dienen handmatig te worden bevestigd, dit is omdat wij van mening zijn dat boekingen nooit ongezien in de administratie mogen komen. Het bevestigen van zo'n boeking is vaak niet meer dan het clicken op de knop "Opslaan en volgende".
   
• Bedragen worden in beginsel altijd positief geboekt, het programma zorgt er voor dat boekingen het juiste +/- teken krijgen. 
   
• Met uitzondering van het memoriaal dagboek, het afschrijvingen dagboek en het dagboek voor de openingsbalans, kunnen boekingen vrijwel altijd op 1 regel worden ingevoerd, het programma zorgt voor de uitsplitsing van de BTW.
   
• Op de tabjes 'memoriaal' en 'subadministratie' maakt het programma inzichtelijk hoe een boeking wordt uitgesplitst en verwerkt.
   
• Alle dagboeken beschikken over de voorziening "boekingsregels". Deze voorziening kijkt mee met de gebruiker en slaat gekozen combinaties op om ze bij een volgende boeking als boekingssuggestie te presenteren.
  Voorbeeld: als een klant voor de eerste maal een betaling doet onthoudt het programma de combinatie IBAN-klantnummer. Bij een volgende betaling afkomstig van dit IBAN-nummer vult het programma alvast de juiste debiteur in.
   
• Split-screen: het programma heeft een voorziening om een tweede venster te openen.  In dit tweede venster zullen gerelateerde documenten getoond worden.
  B.v. in het inkoopboek kunt u in het split-screen de inkoopfactuur (pdf) bekijken.

Koppeling Kamer van Koophandel

Stip-T beschikt over een API koppeling met het KvK bestand. Dit houdt in dat u binnen het programma kunt zoeken naar naam en vestigingsadres van uw relaties en deze met 1 druk op de knop kunt overnemen.

Multi-user

Stip-T is een multi-user applicatie wat inhoudt dat het programma gebruikt kan worden door verschillende gebruikers tegelijkertijd.

Per gebruiker is instelbaar welke onderdelen beschikbaar zijn, zo kunt u medewerkers veilig toegang teven tot b.v. het artikelenbestand of facturatie zonder dat men toegang heeft tot de boekhouding.

Door de centrale opslag in de cloud is het ook mogelijk om tegelijkertijd vanaf verschillende locaties te werken. Dit biedt tevens de mogelijkheid om uw accountant (die gratis toegang heeft) ook mee te laten kijken en zondig aanpassingen kan doen.

Een licentie voor Stip-T geeft toegang tot alle modules voor een onbeperkt aantal gebruikers, hieraan zijn dus geen extra kosten verbonden.

Database in de cloud

Het programma Stip-T wordt lokaal geinstalleerd ( op Windows of MacOS ) en heeft daardoor het gedrag van een native applicatie, snel, vlot, responsive.  

De data van Stip-T wordt opgeslagen in de cloud. Dit heeft als voordeel dat u zelf geen zorgen hoeft te maken over backups, dat doen wij n.l. iedere dag. Ook alle gekoppelde documenten zoals bankafschriften, inkoopfacturen en verkoopfacturen worden in de cloud opgeslagen.

Omdat u uiteindelijk altijd zelf verantwoordelijk blijft voor de bewaarplicht ( 7 jaren) van uw administratie, biedt het programma de optie om een z.g. jaar-archief te downloaden, zo'n jaar-archief bevat alles van een bepaald boekjaar.

Een ander voordeel van deze centrale cloud-opslag is dat u het programma kunt gebruiken vanaf verschillende locaties, en ook tegelijkertijd met verschillende gebruikers.

De cloud-servers van Stip-T zijn redunant uitgevoerd en staan in datacenters in Groningen en Schiedam.

Begroting en kostenplaatsen

Een begroting bestaat uit een verwachting van hoe een boekjaar zal gaan verlopen. Het kan zinvol zijn om vooraf een dergelijke begroting op te stellen en gedurende het jaar de realisatie te vergelijken met de begroting.

Een begroting kan worden opgemaakt per grootboekrekening, indien gewenst kunnen bedragen worden verdeeld per kostenplaats.

Een kostenplaats is een instrument om dwarsdoorsnedes te maken van een administratie.
Door b.v. de kostenplaats 'personeel'  toe te kennen aan alle kosten gemaakt t.b.v. het personeel, kunt u eenvoudig rapportages produceren van alle personeelskosten, ongeacht op welke grootboekrekening deze zijn geboekt.

Kostenplaatsen kunnen worden toegekend tijdens het maken van een boeking in een dagboek.

API

T.b.v. de koppeling met software van derden beschikt Stip-T over een API. Middels deze API kunt u uw eigen (maatwerk) software koppelen. Er zijn ook standaard pakketten (zoals TimeWriter, software voor urenregistratie) die beschikken over een koppeling met Stip-T.

De API van Stip-T bevat de volgende functionaliteit:

• Inloggen
• Relaties opzoeken, aanmaken en bijwerken
• Artikelen opzoeken, aanmaken en bijwerken
• Facturen aanmaken o.b.v. relatie en artikelen volgens het UBL-format
• Opvragen van btw-percentages, grootboekrekeningen, factuur- en e-mailsjablonen
• Versturen van facturen via de e-verbinding
• Opzoeken van een relatie via de e-verbinding    

XML-Auditfile

Om de uitwisseling en controle van administraties te vereenvoudigen is men gekomen tot een gestandaardiseerd bestandsformaat genaam XML Auditfile.

Een auditfile bevat alle relevante gegevens van een boekhouding en wordt door de belastingdienst gezien als een afdoende kopie t.b.v. uw bewaarplicht.

Een XML-Auditfile maakt ook onderdeel uit van een jaar-archief.

JaarArchief

Als u gebruik maakt van Stip-T worden alle gegevens opgeslagen op onze servers, daar hebt u in beginsel geen omkijken meer naar. Ook het maken van backups wordt door ons verzorgd.

Vanuit de belastindienst rust op u de plicht om de financiele administratie van uw bedrijf voor ten minste 7 jaren te bewaren, dit om controle achteraf mogelijk te maken.

Om dit mogelijk te maken beschikt Stip-T over de mogelijkheid om een z.g. Jaar-archief samen te stellen en deze te downloaden naar uw eigen PC. Op deze manier weet u zeker dat helemaal voldoet aan uw bewaarplicht.

Een JaarArchief bevat:

• de Stip-T database
• Alle documenten/bijlages van het inkoopboek
• Alle documenten/bijlages van het verkoopboek
• Alle bankafschriften (camt.053 / MT940 )
• Alle journaalposten per grootboekrekening (xls)
• Auditfile (xml)
• Bestand met alle relaties (xls)

e-Verbinding

UBL is het standaard formaat voor het versturen van e-Facturen. ( en niet PDF).  Een UBL kunt u per emal versturen aan uw klant maar nog mooier zou het zijn als u de UBL zodanig zou kunnen versturen dat deze rechtstreeks in de boekhouding van de klant terecht komt.

Dat kan, er is in Europa zelfs een netwerk voor genaamd Peppol. Voor het versturen van facturen via Peppol kunt u gebruik maken van een provider, deze provider zorgt voor het afleveren van de factuur hetzij via Peppol of anders via email.

TimeWriter beschikt over een koppeling met de provider e-Verbinding. Met behulp van deze provider bent u zelf aangesloten op Peppol en kunt u facturen versturen en ontvangen via dat netwerk.

Gebroken boekjaar

Voor de meeste bedrijven geldt dat het boekjaar gelijk loopt aan het kalenderjaar, n.l. van 1 januari tot 31 december.

Er zijn echter ook uitzonderingen waarbij het boekjaar op een andere datum start, we spreken dan van een gebroken boekjaar.

Stip-T ondersteund gebroken boekjaren in die zin dat de startdatum van een jaar kan worden ingesteld, een boekjaar loopt dan tot diezelfde datum in het volgend jaar.

Split-screen

Stip-T beschikt over een unieke voorziening genaamd Split-screen. Deze voorziening houdt in dat een tweede venster geopend kan worden voor het tonen van aanvullende (onderliggende) gegevens. Op de verschillende tabs van het split-screen kunnen gegevens getoond worden van de relatie, inkoopfactuur, verkoopfactuur, afbeeldingen van de bonnetjes-app, pdf's, ubl's enz).

Het tweede venster kan desgewenst het eerste venster automatisch volgen.

Deze voorziening komt het best tot zijn recht met een 2e monitor.

Orders en facturen

Natuurlijk wilt u ook uw verkopen vasteleggen met Stip-T, dit kan middels verkoopfacturen.

Een factuur kunt u opbouwen vanuit uw artikelenbestand maar ook op basis van handmatig aangemaakte factuurregels.

Levert u diensten op basis van vaste periodes, dan kunnen facturen ook ontstaan vanuit de module Abonnementen.

Facturen kunnen ook ontstaan als gevolg van een koppeling middels de API, een voorbeeld van een dergelijk koppeling is TimeWriter, software voor urenregistatie.

Indien bestellingen niet meteen leiden tot een factuur kunt u uw verkopen ook eerst vastleggen als een order.  Een order heeft alle opties van een factuur maar is nog niet verwerkt in de financiele administratie, zo is de afdracht van BTW nog niet doorgevoerd.

De opmaak van facturen er orders kunt u aanpassen middels z.g. template.

Abonnementen

Levert uw bedrijf diensten welke periodiek voor een vast bedrag worden gefactureerd, dan kunt u gebruik maken van de module Abonnementen.

Stel eenmalig in met welke frequentie en bedrag gefactureerd moet worden, en het programma zorgt er voor dat er op tijd een factuur verstuurd wordt.  Er is zelfs een handig tab waarmee u inzicht krijgt in historische- en toekomstige omzet op basis van de afgesloten abonnementen.

Importeren vanuit mailbox

In een dagboek van het type Inkoop is er de optie om inkoopfacturen te importeren vanuit een mailbox, dat werkt zo:

Vraag uw email-provider/beheerder om een mailbox te maken specifiek voor het ontvangen van facturen. ( b.v. facturen@mijnbedrijf.nl ). Dit email adres maakt u bekend bij uw leveranciers als zijnde specifiek voor facturen.

Binnen Stip-T configureert u de instellingen voor inkomende email zodanig dat het programma deze mailbox kan uitlezen.

Vanuit het inkoopboek kunt u vervolgens de inhoud van deze mailbox raadplegen en inkoopfacturen aanmaken. Heel handig bij deze optie is om split-screen aan te zetten zodat de inhoud van de email of de bijlage in beeld blijft tijdens het aanmaken van de inkoopboeking.

Als de bijlage van de email van het type UBL is, kan Stip-T de inhoud van de factuur correct interpreteren en zelfstandig de boeking maken.

Als u gebruik maakt van providers welke een .pdf kunnen omzetten naar UBL kunt u deze ook via deze mailbox verwerken.
(zoals Storecove, Go2Ubl en Scan en Herken.)

Artikelen

Het artikelenbestand van Stip-T is een eenvoudige lijst van beschikbare items welke geplaatst kunnen worden op een order of een factuur. Per artikel kan een omzetgroep, een prijs en een grootboekrekening worden ingesteld.

Per artikel is ook inzichtelijk aan welke klanten dit artikel is geleverd. Vanuit deze lijst kunt u ook emails versturen.

Artikelen kunnen geimporteerd worden vanuit een excel-bestand.

Stip-T beschikt niet over een uitgebreide voorraad-administratie.

E-mail versturen

Met de optie E-mail versturen kunt u vanuit verschillende modules emails versturen aan uw klanten. Zo kunt u vanuit de module orders en facturen een email versturen met als bijlage de order/factuur in pdf en UBL formaat.

tip: door eerst een filter in te stellen op ">x dagen Openstaand"  kunt u de voorziening E-mail ook gebruiken voor het versturen van betalingsherineringen. 

Ook kunt u vanuit de module 'relaties' emails versturen.

Erg handig is de mogelijkheid om vanuit de module 'artikelen'  een email te versturen aan alle klanten die ooit dat betreffende product hebben afgenomen.

De tekst van de E-mail stelt u in bij de e-mailtemplates.

Factuurlay-outs

Om uw orderbevestigingen en facturen aan te passen aan de huisstijl van uw bedrijf kunt gebruik maken van de optie om de layout aan te passen.  Een layout is onderverdeeld in een achtergrond en een voorgrond.

In een ideale situatie brengt u de grafische elementen onder in de achtergrond en de tekst elementen in de voorgrond.

Wees terughoudend met de omvang, resolutie en kleurdiepte van uw grafische elementen aangezien deze snel leiden tot pdf bestanden met een grote omvang welke niet ideaal zijn om per email te versturen.

E-mailtemplates

E-mailtemplates vormen de basis voor de te versturen email. De inhoud van een template is een mix van tekst (eventueel grafische elementen) en zogenaamde macro-variabelen.  Tijdens het versturen van de email worden deze macro-variabelen vervangen door de juiste inhoud.

Voorbeeld:  Geachte %Klant.Naam%

De template wordt opgemaakt in HTML en kan dus worden voorzien van opmaak zoals vet, cursief enz)